Komunikasi telah menjadi salah satu aspek yang penting ketika menjadi seorang manajer, dan komunikasi yang efektif hanya terjadi jika semua anggota tim mengerti tentang apa yang sedang dibicarakan. Di Dharma, kami membentuk beberapa strategi khusus untuk mengatur alur komunikasi antar tim, yang dibagi menjadi 4 bagian
• Tujuan : Apakah tujuan dari komunikasi ini?
• Audiens : Kepada siapa kita berbicara?
• Pesan : Pesan apa yang ingin
disampaikan?
• Actions : Bagaimana cara kita membagi komunikasi tersebut?
Karena banyak sekali alur komunikasi yang mengalir dalam dunia kerja, mengetahui 4 bagian di atas pastinya akan membuatmu lebih mudah dalam mengoptimasi alur komunikasi.
Dalam membangun komunikasi yang efektif, kamu harus mampu untuk memfokuskan maksud dan tujuan dari hal yang ingin kamu komunikasikan kepada tim-mu. Misalnya, ketika ada pergantian strategi, kamu akan mengklarifikasi bagaimana hal ini dapat mempengaruhi goal dari tim kamu. Ketika kamu dan tim kamu tidak mencapai suatu target, kamu akan tetap berkomunikasi dengan tim untuk tetap percaya bahwa project akan tetap berjalan dengan baik. Hal ini terbukti dapat meningkatkan hubungan antar tim kerja dan juga memperkuat makna dan tujuan dari pesanmu.
Berikut adalah beberapa cara yang harus kamu tanyakan kepada dirimu sendiri ketika ingin membuat komunikasi yang efektif :
Contoh : Ketika ada anggota tim baru yang baru saja di rekrut, berkomunikasi secara efektif dapat membantu mereka dalam beradaptasi dengan lingkungan kerja dan memahami peran dan wewenang yang mereka miliki dalam suatu perusahaan. Kita harus lebih terbuka dalam mengkomunikasikan harapan atau ekspektasi yang diinginkan suatu tim, terutama tentang hal-hal apa saja yang harus dipelajari, berkolaborasi dan mencari berbagai kesempatan untuk berinteraksi dengan tim.
Komunikasi terbuka hanya bisa terjadi dengan adanya persiapan yang matang dan salah satu kunci nya adalah mengetahui karakter dari lawan bicaramu. Mengetahui dengan siapa kamu berbicara akan sangat membantu untuk menyampaikan pesan yang ingin disampaikan, sesuai dengan gaya berkomunikasi yang tepat. Berikut adalah cara untuk mengetahui karakter dari lawan bicaramu
Contoh : Jika ada anggota tim yang ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya, pikirkan secara matang bagaimana berita ini harus sampaikan kepada rekan yang lain, karena untuk beberapa anggota tim, kepergian anggota lain dapat mempengaruhi deadlines dan pekerjaan mereka. Beberapa perusahaan besar menggunakan media komunikasi internal seperti email atau Slack, sehingga berita dapat tersebar secara cepat.
Menyampaikan pesan yang jelas dan tepat pasti sangat terasa sulit, terutama kita harus mengerti tentang siapa yang harus terlebih dahulu mendapatkan suatu pesan, kapan harus menyampaikan pesan secara intrinsik dan kapan menyampaikan pesan secara spesifik. Jika kamu masih merasakan kesulitan-kesulitan tersebut, ada baiknya untuk memulainya dengan menggunakan teknik 4 W + 1 H
Contoh : Ketika ada anggota tim baru yang baru saja di rekrut, berkomunikasi secara efektif dapat membantu mereka dalam beradaptasi dengan lingkungan kerja dan memahami peran dan wewenang yang mereka miliki dalam suatu perusahaan. Kita harus lebih terbuka dalam mengkomunikasikan harapan atau ekspektasi yang diinginkan suatu tim, terutama tentang hal-hal apa saja yang harus dipelajari, berkolaborasi dan mencari berbagai kesempatan untuk berinteraksi dengan tim.
Ketika kamu sudah mengetahui siapa audiens-mu dan apa yang kamu ingin sampaikan, maka ini akan membangun suatu komunikasi yang efektif antara manajer dan para karyawannya. Hal-hal ini akan meningkatkan hubungan antar tim.
Contoh : Ketika ada perubahan dalam suatu strategi, kamu harus jelas tentang maksud dan hasil dari perubahan itu. Tim kamu harus mengetahui bahwa strategi yang baru ini dapat menguntungkan semua pihak. Jika sempat, kamu dapat secara visual memperlihatkan fakta dan statistik yang mendukung perubahan strategi-mu.
Komunikasi dapat terbilang efektif ketika audiens-mu merasa bahwa mereka sudah mempelajari sesuatu yang baru dan sangat membantu mereka. Mulai dari pekerjaan, proyek baru atau bahkan informasi umum, kamu harus pastikan bahwa audiens-mu merasa terinspirasi dan terbantu.